Qu’elle soit exigée par des clients ou réalisée volontairement, l’évaluation EcoVadis nécessite de la préparation et de l’an-ti-ci-pation

Il faut tout d’abord noter que les questions de l’évaluation ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Elles dépendent de la taille de la structure mais aussi de son secteur d’activité.

Toutes les pièces déposées en tant que justificatifs – hors factures, fiches de paie, etc. – doivent être a minima logotypées selon l’entreprise.

Pour éviter de se retrouver dans le rush de la dernière ligne droite et pour créer dans de bonnes conditions les documents qui justifient et engagent vos actions en matière de RSE, les entreprises ont tout intérêt à anticiper la création de pièces demandées dans le cadre d’évaluation mais aussi de labellisation ou de certification.

Certains documents, utiles au quotidien des collaborateurs et aux bonnes pratiques des entreprises, peuvent ainsi être mis au planning des actions prioritaires à lancer dès la rentrée pour être prêts le moment venu.

Exemples d’actions internes :

  • Affichage de sensibilisation à la discriminations, aux risques climatiques, au harcèlement… Il doit faire l’objet d’une présentation aux collaborateurs suivie d’un émargement daté.
  • Charte éthique : en quelques pages Word, elle informe les collaborateurs de la posture à tenir dans les relations commerciales avec leurs clients et fournisseurs. Elle fait également l’objet d’une formation et d’un émargement prouvant que la charte a bien été consultée par les collaborateurs.
  • Communication au tri sélectif : une campagne sensibilisant les collaborateurs aux bonnes pratiques du tri des déchets doit elle-aussi être accompagnée d’une session de formation pour être sûr que l’information a bien été comprise de tous. Un émargement est aussi attendu pour garantir la présence des collaborateurs.

Exemples d’actions externes :

  • Suivi de la satisfaction client : lui aussi peut compter dans une évaluation. Le cas échéant, pour démontrer un suivi actif et une gestion des réclamations bien ordonnée, il convient de préparer un questionnaire de satisfaction envoyé systématiquement à ses clients en fin de mission et de compiler les notes attribuées à chaque item dans un tableau récapitulatif. Certaines évaluations demandent des données issues des 3 dernières années. Mieux vaut donc anticiper !
  • Questionnaire RSE à destination des fournisseurs : de la même façon que pour le questionnaire de satisfaction, ce document est envoyé soit dans le cadre d’appel d’offres organisés par l’entreprise, soit une fois le fournisseur sélectionné si le document n’existait pas avant. Il comprend plusieurs grandes parties relatives aux engagements environnementaux, sociaux, à la gestion des risques du fournisseur, etc. Des exemplaires remplis de ce questionnaire sont généralement demandés lors de la réponse à l’évaluation.

Exemples d’actions générales :

  • Plan de vigilance : ce document, obligatoire pour les sociétés employant au moins 5 000 salariés, permet d’identifier les risques relatifs à son activité et à celle de ses filiales pour « prévenir les atteintes graves envers les droits humains, les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes, ainsi que l’environnement ».
  • Démarche RSE : qu’elle soit présentée sous Word/PPT ou designée de manière professionnelle, son objectif est de présenter de manière synthétique les piliers d’engagement de l’entreprise et des actions concrètes associées. Elle est mise à jour au fur et à mesure des évolutions et de la montée en compétences RSE de l’entreprise. Elle demande alors d’être versionnée et datée.
  • Plan d’actions RSE : disposer d’un plan d’actions sur plusieurs années montrent que l’entreprise possède des données concrètes suivies. Il s’organise généralement selon les grands piliers de la politique RSE de l’entreprise : réduction des consommations d’énergie, montée en compétences, lien sociétal…

 

La préparation d’une évaluation ou d’une certification n’est pas une action de communication. Néanmoins, certains documents demandent d’être produits par des experts en communication RSE. L’Agence Planète s’associe à des partenaires, cabinets de conseil en RSE, pour vous guider dans vos évaluations EcoVadis, vos labellisations et certifications. Contactez-nous pour en discuter.